Seperti yang telah diuraikan sebelumnya, definisi manajemen adalah suatu metode atau proses untuk mencapai suatu tujuan tertentu secara efektif dan efisien dengan memanfaatkan sumber daya yang tersedia, yang dituangkan dalam fungsi-fungsi manajemen.
Perlu diingat fungsi—fungsi manajemen didalam unsur manajemen merupakan perangkat lunaknya (prosedur operasi), manajer merupakan perangkat SDM (brainwane) serta organisasi berikut perangkat pendukungnya merupakan perangkat kerasnya. Lebih lanjut akan diuraikan fungsi-fungsi manajemen menurut George R. Terry.
1. Planning / Perencanaan
Planning / perencanaan merupakan suatu tindakan pengambilan keputusan data, informasi, asumsi atau fakta kegiatan yang dipilih dan akan dilakukan pada masa mendatang. Bentuk tindakan tersebut antara lain:
- Menetapkan tujuan dan sasaran usaha
- Menyusun rencana induk jangka panjang dan pendek
- Menyumbang strategi dan prosedur operasi
- Menyiapkan pendanaan serta standar kualitas yang diharapkan
Manfaat dari fungsi perencanaan diatas adalah sebagai alat pengawasan maupun pengendalian kegiatan, serta sarana untuk memilih dan menetapkan kegiatan yang diperlukan.
POMK (Project Management Body of Knowledge) membuat area ilmu manajemen bagi perencanaan yaitu:
- Perencanaan lingkup proyek
- Perencanaan mutu
- Perencanaan waktu dan penyusunan
- Perencanaan biaya
- Perencanaan SDM
a. Perencanaan lingkup proyek
Perencanaan lingkup proyek merupakan suatu proses penggambaran proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Misalnya untuk proyek konstruksi, perencanaan lingkup proyek didapat dari tahap awal siklus proyek yang mencakup studi kelayakan, terutama yang mencakup biaya dan manfaat proyek, jadwal serta mutu agar diperoleh alternatif yang terbaik.
b. Perencanaan mutu
Perencanaan mutu proyek merupakan proses penentuan standar dan kriteria mutu yangg akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya. Ketentuan standar mutu akan besar pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu Desain Engineering, seleksi peralatan, dan material.
c. Perencanaan waktu
Perencanaan waktu meliputi hal-hal mengenai penyelesaian proyek yang tepat waktu yang ditetapkan. Perencanaan ini memberikan masukan kepada perencanaan sumber daya agar sumber daya tersebut pada waktu diperlukan.
d. Perencanaan biaya
Perencanaan biaya merupakan rangkaian langkah untuk perkiraan besarnya biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek. Langkah-langkah tersebut termasuk juga mempertimbangkan berbagai alternatif yang mungkin dalam mendapatkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material. Hal ini menyebabkan perencanaan biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia perencanaan keperluan sumber daya.
e. Perencanaan SDM
Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokkan menjadi dua golongan, yaitu perencanaan sumber daya manusia (SDM) yang meliputi rancangan organisasi, pengisian personil untuk kantor pusat, mobilisasi dan pelatihan tenaga kerja untuk lapangan. Serta sumber daya non manusia yang meliputi pengadaan material, peralatan yang akan menjadi bagian permanen proyek serta peralatan konstruksi (PMBOK).
Baca juga: Penjadwalan Waktu dengan Metode Jalur Kritis (CPM)
2. Pengorganisasian / Organizing
Pengorganisasian adalah suatu tindakan mempersatukan kumpulan kegiatan manusia, yang mempunyai pekerjaan masing-masing saling berhubungan satu sama lain dengan tata cara tertentu.
Manfaat dari fungsi organisasi merupakan pedoman pelaksanaan fungsi, pembagian tugas serta hubungan tanggung jawab serta delegasi kewenangannya terlihat jelas.
Organisasi yang dibentuk akan berhasil jika setiap anggota mampu bekerja sama dengan tujuan mancapai tujuan bersama. Proses pembentukan organisasi atau siklus hidup organisasi pada umumnya mengikuti tahap-tahap sebagai berikut (Ravianto, 2002).
- Prestage, bahwa setiap individu memiliki tujuan dan ketertarikan yang berbeda-beda. Keinginan ini sering dituangkan dalam visi dan misi.
- Forming, tahap pertama berupa pengamatan antara sesama anggota organisasi dengan anggapan bahwa setiap anggota adalah bagian dari grup.
- Storming, merupakan tahap ke dua. Pada tahap ini setiap anggota dengan berbagai ketertarikan, mulai melakukan pengelompokan.
- Norming, adalah tahap ketiga yang memberikan sebuah aturan main yang disebut regulasi. Tujuannya untuk membawa grup tetap berfokus pada tujuan grup, bukan individu.
- Performing, merupakan tahap keempat. Pada tahap ini, grup sudah berfungsi dan mengarah pada tujuan grup. Masing-masing anggota melaksanakan tugas sesuai perannya. Ukuran kinerja dapat dilihat dan dievaluasi setiap saat.
- Adjourning, adalah tahap akhir setelah tujuan tercapai, masing-masing anggotanya mulai berhenti memainkan fungsi dan perannya.
Dari keseluruhan proses manajemen, fungsi pelaksanaan adalah yang terpenting diantara fungsi lainnya, karena fungsi ini ditekankan pada sementara perencanaan dan pengorganisasian lebih bersifat abstrak atau tidak langsung. George R. Terry menguraikan bahwa pelasksanaan adalah upaya untuk menggerakkan anggota organisasi sesuai dengan keinginan dan usaha mereka untuk mencapai tujuan perusahaan serta anggota di organisasi karena setiap anggota pasti juga memiliki tujuan pribadi.
- Tindakan yang dilakukan dalam fungsi actuating antara lain:
- Mengkoordinasi pelaksanaan kegiatan
- Berkomunikasi secara efektif
- Menditribusikan tugas, wewenang, dan tanggung jawab
- Memberikan pengarahan, penugasan, dan motivasi
- Berusaha memperbaiki pengarahan sesuai petunjuk pengawasan.
Manfaat dari fungsi pelaksanaan ini adalah terciptanya keseimbangan tugas, hak dan kewajiban masing-masing bagian dalam organisasi, dan mendorong tercapainya efisiensi serta kebersamaan dalam bekerja sama untuk tujuan bersama. Selain itu, karyawan menjadi termotivasi jika merasa percaya diri dapat melakukan pekerjaan tersebut, yakin bahwa pekerjaan tersebut akan menambahkan nilai diri mereka, dan hubungan antara sesama karyawan menjadi harmonis dalam organisasi.
Lihat juga: Sejarah Perkembangan dan Dasar-dasar K3
4. Controlling / Pengendalian
Pengendalian manajemen merupakan usaha yang tersistematis dari perusahaan untuk mencapai tujuannya dengan cara membandingkan prestasi kerja dengan rencana dan membuat tindakan yang tepat untuk mengoreksi perbedaan yang penting.
Pengendalian merupakan tindakan pengukuran kualitas dan evauasi kinerja. Tindakan ini juga diikuti dengan perbaikan yang harus diambil terhadap penyimpangan yang terjadi, khususnya di luar batas-batas toleransi. Tindakan tersebut meliputi, antara lain:
- Mengukur kualitas hasil
- Membandingkan hasil terhadap standar kualitas
- Mengevalusi penyimpangan yang terjadi
- Memberikan saran-saran perbaikan
- Menyusun laporan kegiatan
Dalam proyek konstruksi, pengendalian diperlukan untuk menjaga agar pelaksanaan tidak menyimpang dari perencanaan. Tiap pekerjaan yang dilaksanaan harus benar-benar diinspeksi dan dicek oleh pengawas lapangan, apakah sudah sesuai denan spesifikasi atau belum. Misalnya, pengangkuatan bahan harus diatur dengan baik dan bahan-bahan yang dipesan harus diuji terlebih dahulu di masing-masing pabrikasinya. Jika pengendalian dilaksanakan dengan baik, maka keterlambatan jadwal dan pembengkakan biaya proyek dapat dihindari.pengendalian jadwal dan biaya merupakan bagian dari devisi manajemen proyek yang mencakup pemantauan kemajuan pekerjaan, reduksi biaya, optimasi, model, dan analisis.
Selain itu bisa baca juga tentang: Siklus Hidup Proyek
Sumber: Lenggogeni, I. W. (2013). Manajemen Konstruksi. Bandung: PT. Remaja Rosdakarya.
0 Comments