PSIKOLOGI INDUSTRI, Analisis Jabatan. Mengapa perlu analisis jabatan?

Analisis Jabatan

Analisis Jabatan

Tujuan dari rekruitmen, seleksi dan penempatan adalah mencocokkan (to match) antara karakter individu (pengetahuan, keterampilan, pengalaman, dll) dengan persyaratan jabaran yang harus dimiliki individu tersebut dalam memegang suatu jabatan. Kegagalan dalam mencocokkan kedua hal tersebut dapat menyebabkan kinerja karyawan tidak optimal dan kepuasan kerja sangat rendah, sehingga tidak jarang membuat individu atau organisasi menjadi frustasi karena tidak adanya  keseimbangan. Dalam usaha mencari individu yang tepat dan sesuai untuk suatu jabatan tertentu, maka pihak manajemen harus melakukan pengukuran (assesment) terhadap tuntutan-tuntutan (demands) dan persyaratan (requirements) dari jabatan tersebut. Jadi analisis jabatan menurut Robbin (2006) adalah proses pengukuran kegiatan-kegiatan yang ada dalam suatu jabatan.

Tanpa adanya data yang akurat tentang profil dari masing-masing jabatan, jenis ketrampilan dan kemampuan yang dibutuhkan serta pengelaman dan pendidikan yang dipersyaratkan untuk menduduki suatu jabatan, maka dapat dipastikan proses pengembangan sumber daya manusia akan menjadi sulit. Rekruitmen, seleksi dan penempatan akan timpang karena tidak diimbangi informasi yang memadai dan akurat, pengembangan dan pelatihan tidak akan mencapai tujuan, begitu pun pada menejemen penilaian kinerja.

Analisa jabatan adalah suatu proses untuk mengidentifikasi dan menentukan secara rinci tugas-tugas (duties) dan persyaratan dari suatu jabatan tertentu. Menurut Stephen Robbin (2006):

“ Job analysis is involves developing a detailed description of the tasks involve in a job, determining the relationship of a given a job to other jobs, and ascertain the knowledge, skills, and abilities necessary for an employee to successfully perform the job”

Dimana analisis jabatan sebagai suatu bentuk pengembangan uraian terperinci dari tugas-tugas yang harus dilakukan dalam suatu jabatan, penentuan hubungan dari satu jabatan dengan jabatan lain yang ada, dan penentuan tentang pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan-kemampuan lain yang diperlukan karyawan untuk melakukan pekerjaan secara efisien dan efektif.

Menurut Milkovich & Newman (1999):

“job analysis is the systematic process of collecting relevant, work-related information related to the nature of a spesific job”

Analisa jabatan adalah proses pengumpulan informasi secara sistematik terhadap berbagai informasi terpercaya dan relevan, berhubungan dengan pekerjaan dan asal-usul dari suatu jabatan tertentu.

Dapat disimpulkan bahwa pengertian analisa jabatan adalah suatu proses pengumpulan dan pencatatan informasi terpercaya dan sahih dengan suatu prosedur tertentu terhadap suatu jabatan tertentu dan persyaratan-persyaratan yang harus dimilki oleh si pemegang jabatan. Termasuk disini yaitu

1. Semua tugas, kegiatan dan tanggungjawab.
2. Pengetahuan, kemampuan, ketrampilan dan karakter lainyang dibutuhkan oleh si pemegang jabatan agar dapat bekerja dengan efektif.
3. Alasan terhadap adanya suatu jabatan tertentu dan apa yang membuatnya berbeda dengan jabatan lain.
4. Standard kerja atau target yang dpat dijadikan dasar untuk mengukur kinerja.

Konsep penting dari analisis jabatan yaitu analisa jabatan dilakukan terhadap jabatan (on job) bukan terhadap orang (person) sehingga orang tersebut secara psikologi tidak tertekan. Produk yang menjadi hasil analisis jabatan yaitu uraian jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job spesifcation)

Uraian jabatan (job description)

Adalah suatu pernyataan tertulis yang berisi uraian atau gambaran tentang apa saja yang harus dilakukan oleh si pemegang jabatan (job holder/incumbent), bagaimana suatu pekerjaan dilakukan dan alasan mengapa pekerjaan tersebut dilakukan. Uraian tersebut berisi tentang hubungan antara suatu posisi tertentu dan posisi lainnya di dalam dan luar organisasi dan ruang lingkup pekerjaan dimana si pemegang jabatan diharapkan dapat memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan yang ditetapkan oleh unit kerja atau tujuan organisasi secara keseluruhan.

Spesifikasi jabatan (job spesification / hiring spesification)

Adalah suatu pernyataan tentang kemampuan, ketrampilan, pengetahuan dan sikap yang dibutuhkan agar dapat bekerja secara efektif, lengkap dengan spesifikasi khusus, pengalaman atau hal lain yang berhubungan dengan pekerjaan yang harus dimiliki oleh seseorang sebelum menduduki jabatan tertentu. Spesifikasi jabatan sangat berguna dalam mencocokkan seseorang dengan posisi atau jabatan tertentu dan mengidentifikasi pelatihan dan pengembangan yang dibutuhkan.

Mengapa analisis jabatan diperlukan?

Pendapat yang pro analisis jabatan memandang bahwa uraian jabatan merupakan panduan yang mutlak dalam menjalankan pekerjaan dan memudahkan bagi pekerja dan perusahaan. Sebaliknya pendapat yang kontra menganggap uraian jabatan hanya membuat seseorang menjadi tidak fleksibel, tidak mudah menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan terkotak-kotak dalam melakukan pekerjaan tertentu sehingga secara psikologis ada gap.

Terlepas dari dua sisi sudut pandang di atas, semua informasi akurat yang memuat persyaratan jabatan hanya akan diperoleh jika dilakukan analisis jabatan secara sungguh-sungguh. Manfaat dari dilakukannya analisis jabatan yaitu

• Bahan rujukan dalam pembuatan iklan lowongan
• Penyusunan persyaratan jabatan
• Membantu menentukan besarnya imbalan yang akan diperoleh pemegang jabatan
• Bahan untuk pengembangan materi wawancara
• Bahan utntuk pengembangan alat test
• Bahan untuk pengembangan formulir evaluasi
• Bahan orientasi bagi karyawan baru

Meskipun ada banyak faktor yang dapat memberikan kontribusi terhadap kesuksesan seseorang dalam memegang suatu jabatan, namun dengan adanya uraian jabatan dan spesifikasi jabatan diharapkan proses rekruitmen dan seleksi dapat berjalan efektif sehingga memudahkan proses manajemen sumber daya manusia berikutnya.

Rekruitmen dan Seleksi

Rekruitmen sabagai suatu proses pengumpulan calon pemegang jabatan yang sesuai dengan rencana sumber daya manusia untuk menduduki suatu jabatan tertentu (Stoner, dkk. 1995).

“ The recruitment is the development of a pool of job candidates in accordance with a human resource plan” (Stoner, at all, 1995). 

Tujuan dari rekruitmen adalah mendapatkan calon karyawan sebanyak mungkin sehingga memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik akan semakin besar pula. Proses penyeleksian karyawan/pegawai disebut dengan proses seleksi (Koontz & Weihrich. 1990).

“ Selection is the process of choosing from among candidates, from within the organization or from the outside, the most suitable person for the current position or for the future positions” (Koontz & Weihrich, 1990).

Sebelum karyawan dapat direkrut untuk mengisi suatu jabatan tertentu, recruiter harus memiliki gambaran yang jelas tentang tugas dan kewajiban yang dipersyaratkan untuk mengisi jabatan yang ditawarkan. Oleh sebab itu analisis jabatan merupakan langkah pertama dalam proses rekruitmen dan seleksi. Sekali suatu jabatan telah dianalisis, maka uraian atau pernyataan tertulis tentang jabatan dan posisi jabatan tersebut dalam perusahaan akan tertuang dengan jelas. Jika uraian jabatan telah tersusun dengan baik, maka spesifikasi jabatan akan mulai dapat dikembangkan. Uraian dan spesifikasi jabatan inilah yang dijadikan informasi dasar untuk memulai proses rekruitmen dan seleksi serta penempatan.

Baca juga :
PSIKOLOGI INDUSTRI, Pengertian, Sejarah, Pendekatan, Kajian, Wilayah Aplikasi Psikologi

...............................

Daftar pustaka : Waluyo, Minto. 2009. "Psikologi Teknik Industri". Yogyakarta: Graha Ilmu.